有些"客套",其实是一种尊重和礼貌 [复制链接]

前段时间, 我和小蔡讨论了一下礼节性的电邮和短信是否需要回复,以及如何回复的问题.

小蔡遇到的情况是,在前不久她刚刚入职的时候,一位一直以来都给过她一些关怀和帮助,现在又成为她同事了的长者,给她写了一封电邮,电邮里其实并没有说什么事情,其实就是小蔡现在进入这个单位了,她以同事的身份向小蔡打一个招呼.如此而已.但是小蔡不太明白自己是否应该回复这个邮件,以及怎样去回复.

对于这个问题,我给小蔡的建议是这样的:

如果真的不知道有什么话可以去写的话,其实简简单单的两句话就非常好了。譬如说：

XXXX:
来信收悉。谢谢你！望在工作中多多指教！
祝好。
家莲

像这种邮件，本身来说，这位长辈确实什么事也没有说。其实她就是向你表达一个问候和打一个招呼而已。不过这种邮件是需要回复的。一，是一种礼貌，二呢，也是让发信的人可以安心，因为这样她就知道你已经收到邮件了。要不然，看你什么反应也没有，对方可能会以为你是不是都没有收到邮件呢？当然，出于可以理解的原因，她也不好意思来问你。如果我们多为对方着想一下，就不难理解，一个简单的回复，其实是一种尊重和礼貌，是很有必要的，并不是所谓的“客套”。



其实，不光是小菜，我相信现在很多还没有进入职场,或者是刚刚进入职场的年轻人都曾遇到过类似的问题.就是有时候,我们会和一些长辈,或者是上司,或者是一般的同事或朋友有一些电邮,短信的往来,这些电邮,短信通常都没有说什么事情,只是一个礼节性的问候,所以很多人会觉得都不知道要怎么回,很多人干脆就不回了.

我自己的做法是,基本上一定会回复.不过有一个比较不一样的情况是,节日的时候,我们都会收到很多千篇一律的节日问候短信,那种短信很多都是群发的,即便不是群发的,我们也知道,那内容并不是发信人自己写的,像这种短信,我通常都不会回复,这是另外一回事了.我自己很少给人发这种短信.

针对小蔡的这个问题,我还和她分享了我自己的一个事例.是我和以前的一位上司的邮件往来.从某种程度上来说,你们可能会把这种邮件理解为"客套".但是很多时候,这些"客套"是一种尊重，是一种礼貌,是一种落落大方的得体,有着很多的学问在里面.下面我把这个邮件往来也发上来和你们做个分享.希望对大家又一点启发或借鉴.让我们一起学习和进步.


小蔡：
Mr. D是我在上一家酒店工作时那个酒店的总经理。他人非常好。当然，一定程度上也是因为他知道我在集团有很深的背景（当然是因为彭先生了），他对我一直都很关照。我和他在那家酒店共事的时间大概不到一年，后面他被集团调到另一个城市的酒店去做总经理了。但是每一年的3月19日，他都会打电话或者是发邮件给我送来生日祝福（我在HR的档案那里填写的生日是这个，其实这个日期是不对的。当然，因为个人的原因，在公司里，我就当它是一个正确的生日了——这是另外一回事，且不谈）。你可以看看我们的邮件往来（如下），看我们是如何遣词造句的。慢慢地，你们就可以学会如何更得体地去与人交流——不论是书面的交流，还是口头的沟通。
这是我们需要学习的地方，并不是简简单单的所谓“客套”。相信你们会明白我的用义。
祝好！
小马

我与Mr. D的邮件往来（文中人名、地名多为化名）：


Dear Teddy,
If I recall correctly, today is your birthday. If so, best wishes on the day.
Even so, also just hope all is well for you in HB. If I come to Beijing, I will be sure to let you know.
All the best,
D


Dear Mr. D,
Thank you so much for your kindness. You are always so nice. I'm doing well in HB. Also, since there are many of my friends here in Beijing, I'm really enjoying the life here. I think I get a better balance between life and work here than I was in Huhhot. I still remember when I started my career in SL in July / Aug 2008, you kindly remind me that health is the most important thing for one person, secondly the family, and the last one is career. And I have been trying to do it that way for these 3 years. 
Yeah, please do let me know if you come to Beijing. Please have my mobile phone number XXXX for your convenience.
Sincere thanks & best wishes to you and your family.
Teddy



Dear Teddy,
Glad to hear that you are doing well, also achieving work/life balance including the companionship of friends! My greatest joy is my son Alex. Here is a recent photo. Also, managing a large hotel like QD is also very rewarding.
[attachment "Alex at 3.jpg" deleted by Teddy Yang]
I will let you know when in Beijing. Thank you for your mobile number.
Take care.
D,


Dear Mr. D,
Alex is so lovely! Even I'm not a father yet, I think I understand the great joy you have. Thank you for sharing this with me.
All the best!
Teddy

仔细想象，我好像也不会这些“客套”~谢谢师兄指点啦，可能也是日后的一种宝贵经验。

嗯，这些有必要的“回复”还是需要平时养成好习惯的。

呵呵，我想大家看后，一定会受益不少，小马有心了。

多谢师兄指教~以后会更注意这些

之前我也不懂这些，但是现在我也会回复邮件，这是尊重与礼貌，很重要。
当然，对待各种不同的邮件，我们可以决定是否回复，同时某些职位也要求了某些邮件是一定要回复的。就像小蔡，她作为行政助理，对收到的邮件从礼貌或者工作要求来看，都是需要回复的。

很谢谢小马上次给我的提醒与“教育”！也希望小马在日后能更加多地与我们分享这方面的一些事情。就如之前的“邮箱的使用”，“乘车的礼节”等文章一样，都让我学习到了很多！

客套也是要学习的。

呵呵，受教了~

这方面的学习，很重要的一点是，我们要多观察别人是怎么做的。很多时候，没有人会手把手地来教你。甚至有些时候，别人明明知道你做错了，他们也不会帮你指出来，帮你纠正一下什么的。有些人就等着看你出洋相了，他才高兴。这种现象是有的。而观察的机会是很多的，如果我们自己有心的话。譬如说，3年前我刚刚进酒店工作时，有一天我们在总监的办公室里开会，总经理走过来和总监说了几句话。我们的总监本来是坐在椅子上的，因为总经理是站着的（总经理只是路过我们的门口停下来说两句话，并没有要长谈的意思——本来我们也正在开会——所以他当然不会坐了），我看到我的总监马上就从座位上站了起来，和总经理比着肩膀似的，很认真地谈了几句。我当时不懂，心想，莫不成我们的总监是要和总经理比一比谁更高大（2个人都是1.8米以上的大个子）。当然现在我知道，那是因为，如果领导/长者站着和我们说话，我们不应该坐着的，不然会显得很不礼貌。

当然，很幸运，我们也总能遇到一些长者和前辈，他们愿意给我们提出一些建议和指引，让我们进步得更快。其实，年轻人只要谦虚、好学、懂得礼貌和尊重，就算有些地方犯一点错误，很多人也不会计较的。他们如果看出来你很懂谦虚、很懂礼貌，只是因为没有经验或者是不知道而出现一些错误，他们都会原谅，并且会用合适的方式，善意地向你提出来，让你避免下次再犯同样的错误。

让人看到你诚挚而热切的心，你的机会将比一般人多出很多。因为绝大部分的人都愿意帮这样的人一把。