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素兰年会相关费用报销说明 [复制链接]

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离线运营部
 
只看楼主 倒序阅读 0 发表于: 2019-08-20
素兰年会相关费用报销说明


一、报销凭证
所有费用的报销都需要提供相应凭证，包括但不限于：发票、收据、购买订单、购货清单等。

能取得发票的均需提供发票。
发票抬头：彭晏素兰慈善基金会；无纳税识别号。
因为素兰基金会是在香港注册的，没有中国大陆的纳税识别号，部分商家可能无法开具“单位”性质的发票，故“个人”性质发票也可（即：发票抬头填写“个人”）。

在个别个体小商店购买零星物品时，可能会无法取得正规发票，此时需要提供收据进行报账，收据上需写清楚物品/费用名称和金额。

若为通过网络购买的物品，请随发票（若有的话）一并提供订单截图进行报销。

若购买的物品比较多，发票或收据上只显示总金额，无物品明细的，需要提供相应的物品清单（如：超市购物，部分超市开发票时只会笼统开具为食品，***元；此时需要附上相应载明所购物品数量及金额明细的购物小票）。

二、报销流程
费用垫付人整理好所要报销的费用相关凭证单据，发邮件给财务部及理事会相关人员进行报销申请，由财务部和理事会负责审核无误后，出纳会将报销款项转账给垫付人。

邮件格式如下：
1）标题：写清楚申请报销的费用类型或内容
2）邮件发送给：理事会负责人(杨秀春、蔡家莲)、财务部负责人（王涛）
      邮件抄送给：财务部会计及出纳（周婷婷、张吉君）、素兰理事会公共邮箱（sulanboard@163.com）、其它与本次费用申请相关的人员
3）邮件内容：写明所申请报销费用内容/用途及金额，涉及到多项费用的，分项列出
4）写明报销款项转入哪个账户（包括：账户账号、户主姓名）（目前支持支付宝或银行卡；若需微信转账，也可写明）
5）附件：所有的报销凭证都需以照片或PDF形式放到报销申请邮件的附件中，有多个附件时，需对附件进行编号，并在邮件正文的费用内容中注明每一项费用对应的附件的编号

因年会相关的费用比较杂，为方便处理，建议每个部门或每个项目的费用由一位同学归总后进行报销（如：晚会相关的费用，可能各种道具、奖品等是由不同的同学负责购买并垫付资金的，但是建议都归总给晚会负责人来统一进行报销，报销完成后由晚会负责人将相应款项返还给垫付人）。
报销凭证原件可在长沙时交给财务小伙伴（周婷婷或张吉君）。


三、报销邮件示例



素兰基金会理事会
素兰基金会财务部

2019年8月
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