各位同学：
大家好！
在平时的QQ会议与联络过程中多多少少会出现一些可以避免的小失误，经过我们的整理与归纳，为大家准备了一份小提醒，希望大家以后多多注意，做个有心人。
一、QQ会议中应当注意的一些细节：
1．会议过程中，请将发言的字体统一设成：11号，宋体，黑色（注意不是“黑体”）。请在会议开始前就设置好。
2． 会议过程中，如遇迟到、早退或临时出错等情况，请不要在QQ群里集体道歉，只要通过QQ私聊向主持人报告就行，以免影响会议秩序。
3． 会议过程中若发生临时情况，请遵从主持人的安排。除非主持人授意，一般的同学请勿擅自采取任何措施。譬如在10月2日的QQ会议中，艳妮因为技术上的原因没有将字体改成要求的“11号，黑色，宋体”字，之后接连有三位同学都替她重发了一遍。当然这些同学的用心非常好，精神值得嘉奖，但是这种做法并不可取，因为这样做在一定程度上造成了会议秩序的失控。
4．会议过程中须全程聚精会神，尤其在快轮到自己发言时更要集中精神，避免发生“主持人通报数分钟后，该发言的人还没有发言，不该发言的人突然发言”等情况，影响会议进程。
5．个别同学的发言比较长，一次性发出来可能不方便阅读，可以像杨秀春那样分成两段或分成三段发出，方便大家阅读。
6． 会议过程中，请所有同学把QQ头像设置成“亮”（设置成“在线”或“忙碌”状态都可以），以方便主持人清点在线人数、安排发言顺序并控制会议进程。如果因为将QQ设置成“隐身”状态而被主持人遗漏，造成该同学“缺席”或“早退”等事故，责任由该同学自行承担。
7． 如果因故不能参加QQ会议，务必提前（至少要在会议前一天）向地区联络人说明原因，并安排其他同学“代发”。临时请假、请假理由不明、未安排同学“代发”等情况，一律视作“缺席”（只要有一次“缺席”记录，就会失去在该年度获奖的资格，并被通报批评）。
8．会议过程中请大家自觉与会。如遇特殊原因需提前离开（即“早退”），请通过QQ私聊或其他有效方式私下向主持人说明。如果未经主持人同意擅自“早退”，将被视为“缺席”会议（只要有一次“缺席”记录，就会失去在该年度获奖的资格，并被通报批评）。
二、做“有心”的联系人和被联系人
1、同学们在相互联系时，短信、飞信、QQ留言等方式都可能存在信息丢失的情况，所以大家在网站发帖提醒、QQ会议提醒、地区聚会联系等联系的过程中，如果发送短信、飞信、QQ留言后没有收到对方的回复，请务必用电话通知对方，以确保通知到位（譬如最近某地区的同学在计划举行聚会时，竟然差一点就因为某位同学没有收到地区联络人的短信而导致一次地区聚会的取消）。
2、请大家务必定期查收邮件，最少须每两周查收一次。我们在联系大家时，很多事情，没有办法让同学们打电话来相互传达（如果那样去做，既无法保证传达的效果，其工作量也大得惊人），更不可能用短信说得清楚，所以电子邮件是最合适的方式。如果因为没有定期查收邮件而造成“缺席QQ会议”等事故，责任由该同学自行承担。
总之，请大家不要因为“技术”上的原因而导致联系的失败，从而导致聚会的取消、会议的缺席等等。如果我们“有心”一点，“技术”上的故障是可以避免或解决的。关键在于我们是否“有心”。
如果我们的问题与解决方法存在不周到的地方欢迎大家提供更全面的问题以及解决方法。
祝一切顺利
王涛
