作为上一届的联络部长,负责平时的联络工作。这是一件轻松愉快的事情,私下里我也称手机是咱们的第四个交流平台,它更方便更快捷。但联络过程中偶尔也会有不如意。
刚开始工作,有跟王涛师姐(私下里我都是叫她涛哥啦)请教该怎么去做好这个事,师姐比较全面的告诉什么时候该做什么事什么时候可以做什么事,什么时候一定要做什么事。主要是发通知,更新联系表,特定的时间发特定的通知,短信、飞信、邮件、打电话等。
每次,月末提醒大家去检查自己是不是完成网站发回帖了,并通知为下个月的QQ月会做好准备。这个过程中给大家带来很多“垃圾”短信,大家不要嫌弃我啊。因为之前有听过某某某说自己当天忘记开月会了,后来当天的月会开始前半小时左右我就又集体飞信通知开会,其实很多人都知道的 ,就是怕漏掉那一两个。还有个原因就是迟到或者潜水的情况有点严重,快要开会了在线的人也不是很多,为了给主持人减轻负担,能早到的就早点到吧,到了的就把头像亮起来,而且,QQ月会暂用新规出台后,主持人的担子更重了。
虽然年会上说过,但我还是要说一下,大家不要嫌弃我啊。发重要通知的时候,发信者请在最后加一句“收到请回复,谢谢。”收信者看到这样的后缀就要尽快回复,没有这样的后缀就酌情处理。还有,重要的信息对方没有马上(超过一小时)回复,发信者务必打电话确认一下,因为时间久了你会忘记对方也会忘记,免得给后续工作带来麻烦。
还有一点也特别重要,就是每个人都要去对照着最新的联系表去更新一下自己手机的通讯录和邮箱的通讯录,这个不要嫌麻烦,都是一家人,我觉得把每个人现用的手机号码存下是可以的,也是有必要的,另外也是因为通知邮件没有收到的情况也常有发生,所以更新通讯录很有必要。
联系方式有变一定要通知联络部长,并备注姓名,然后再考虑发到QQ群里面。一个人,做再多事,再有责任心,再花时间,再苦口婆心的说,没有人去听去配合,那也终是败笔。不管大事小事,请记住那从来都是不一个人的事。